Ein Dokumentenmanagement (DMS) muss viele Funktionen erfüllen: so ist ein DMS typischerweise der zentraler Datenspeicher eines Unternehmens und übernimmt die langfristige Archivierung von sämtlichen Dokumenten und Unterlagen. Mit einem DMS erfüllt die rechtlichen Anforderungen für eine revisionssichere Ablage, gleichzeitig muss der Zugriff auf sämtliche Inhalte für die Mitarbeiter effizient und intuitiv erfolgen.

All das sind Ziele, die man mit einem Dokumenten-Management-System erreichen kann und obwohl DMS-Lösungen riesige Effizienzgewinne versprechen, bleibt die Umsetzungsquote in deutschen Unternehmen seit Jahren auf einem niedrigen Wert. Aus unserer Sicht sind es neben den hohen Lizenzkosten, die hohen Implementierungsaufwänden und vor Allem die Widerstände der Mitarbeiter, die einen großen Teil der DMS-Einführung scheitern lassen.

Das muss jedoch nicht sein. Denn Seafile Professional ist kein originäres Dokumentenmanagementsystem sondern eine Collaborationlösung, die man am einfachsten z.B. mit Dropbox oder OneDrive vergleichen kann. Seafile ermöglicht den einfachen Datenaustausch im Team oder mit externen Geschäftspartnern und bietet jederzeit und von jedem Endgerät einen schnellen und einfachen Zugriff auf sämtliche Daten. Seafile wird nicht als DMS und somit als zusätzlich zu befütterndes System wahrgenommen sondern als eine Arbeitserleichterung für einen einfachen Datenaustausch.

Gleichzeitig bietet Seafile aber auch sämtliche Funktionen eines vollwertigen DMS-Systems und in diesem Artikel erfährst Du, wie wir von Datamate Seafile als zentralen Datenspeicher verwenden und wir wir mit Hilfe von Seafile dem Wunsch nach einem papierlosen Büro ein ganzes Stück näher gekommen sind.

Wir bei datamate arbeiten jeden Tag Lösungen und Prozesse zu entwickeln, die das Leben unserer Kunden leichter machen. So ist es für uns nur selbstverständlich, dass unsere eigenen Prozesse möglichst effizient ablaufen. Unsere Prozesse und unser zentraler Datenspeicher Seafile sind folgendermaßen aufgebaut:

Digitalisierung und stringente Ablage

Wir von datamate versuchen dem Ziel des papierlosen Büros möglich nahe zu kommen. So versuchen wir intern soweit es geht auf Papier zu verzichten und alle Unterlagen nur digital zu bearbeiten. Gleichzeitig digitalisieren wir sämtliche eingehenden Rechnungen, Briefe oder Unterlagen – also alles, was nicht sofort weggeschmissen werden kann.

Hierfür verwenden wir einen Duplex Dokumentenscanner von Brother, nämlich den ADS-2100e. Weiterhin verwenden wir verschiedenste Softwarelösungen zur automatischen OCR-Texterkennung und zur Optimierung der Dateigröße. Einen Vergleich von verschiedensten Scannern und Handy-Apps sowie eine Vorstellung unserer Softwareabläufe werden wir in folgenden Artikeln vorstellen.

Am Ende der Digitalisierung liegen sämtliche Unterlagen in einer flachen Ordnerstruktur mit dem Dateinamen YYMMDD-Inhalt-des-Dokuments.pdf vor und werden mit Hilfe von Seafile synchronisiert und je nach Bedarf auf die Rechner der Mitarbeiter kopiert.

Benenunng, Indexierung oder Verschlagwortung

Eine zusätzliche Verschlagwortung nach z.B. Dokumententyp machen wir derzeit nicht, wobei wir uns die neue Fähigkeit des “File-Taggings”, welche voraussichtlich mit Seafile 6.3 im April 2018 kommen wird, genauer ansehen werden.

Jede Datei in Sekunden wiederfinden

Anschließend finden wir praktisch jede Datei mit Hilfe der Volltextsuche oder über die ganz normale Ordnerstruktur. Wenn wir beispielsweie nach “notebooksbilliger x240” suchen, erhalten wir sofort sämtliche Rechnungen von notebooksbilliger.de bei denen wir ein Thinkpad X240 bestellt haben. Alternativ hätten wir auch direkt nach der Rechnungsnummer suchen können, wenn wir diese kennen sollten, oder uns einfach in der Ordnerstruktur durch die flache Hierarchie “Eingangsrechnung > YYYYMM” zur richtigen Datei geklickt.

Die Texterkennung von Seafile macht es möglich, dass über sämtliche Office-, PDF-, Markdown- und Textdokumenten gesucht wird. D.h. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, pdf, md sind alles Dokumententypen, deren Inhalt Seafile für uns durchsucht und über die Volltextsuche zugänglich macht. Das Ganze geht von unterwegs per App vom Handy oder Tablet oder auch von einem beliebigen Rechner per Seafile Weboberfläche.

Seafile Professional – das einfache DMS

Seafile Professional ist aus unserer Sicht ein perfektes Dokumentenmanagementsystem, eben weil es kein dediziertes Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem ist. Anstatt die Mitarbeiter dazu zu bewegen alle wichtigen Daten doppelt zu erfassen, nutzen wir lieber die leistungsfähigen Fähigkeiten der schnellsten Collaboration Lösung am Markt.

Seafile Professional bietet alles, was nötig ist um ein schnelles und einfaches Dokumentenmanagementsystem als Privatperson oder als Unternehmen umzusetzen und ist die perfekte Grundlage für ein papierloses Büro. Besitzer von Homie oder Fellow können sich freuen – da sei Ihre Daten schon in Seafile speichern, bedarf es lediglich einem Wechsel zu Seafile Professional und der Einführung eines Digitalisierungsprozesses per Scanner oder Handyapp um ein kompletes Dokumentenmanagementsystem einzuführen.