Bargeldtransaktionen gehören für viele Unternehmen noch immer zum Alltag. Diese werden im Rahmen der Kassenbuchführung erfasst. Eine ordentliche Kassenbuchführung bildet damit wiederum eine wichtige Grundlage für eine korrekte Buchführung. Doch gerade, wenn tagtäglich viele Bargeschäfte getätigt werden, schleichen sich Fehler bei der Kassenbuchführung ein, die es zu vermeiden gilt.

Die Kassenbuchführung umfasst alle systematischen Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Bargeldkasse eines Geschäfts oder eines Unternehmens entstehen. Das Kassenbuch dient also der Erfassung und der Dokumentation von Geschäftsvorfällen, die mit der Barkasse abgewickelt werden. Damit ist das Kassenbuch ein essentieller Bestandteil der Buchhaltung bzw. der Buchführung, die wiederum die Grundlage für Jahresabschluss und Steuererklärungen bilden. 

Im Rahmen der Kassenbuchführung werden sämtliche Bargeldtransaktionen erfasst. Dabei kann es sich um Bareinzahlungen, Barauszahlungen oder weitere Transaktionen handeln, die mit der Barkasse in Zusammenhang stehen. So enthält ein Kassenbuch für gewöhnlich genaue Beschreibungen von Geschäftsvorfällen mit Datum der Transaktion, Betrag sowie gegebenenfalls Namen von Kunden oder Zulieferern. 

Übrigens: Verpflichtend ist das Führen eines Kassenbuchs für alle Unternehmer, die auch zur Buchführung verpflichtet sind. 

Fehler in der Kassenbuchführung

Im Tagesgeschäft können sich schnell Fehler bei der Kassenbuchführung einschleichen. Diese gilt es zu vermeiden, um zum einen den unverfälschten Überblick über die Finanzlage des Unternehmens zu wahren und zum anderen Belegpflichten ordnungsgemäß nachzukommen und etwaige rechtliche Probleme und Strafen zu vermeiden. 

Es gibt einige typische Fehler, die besonders häufig bei der Kassenbuchführung auftreten. Dazu gehören:

• Vergessene Einträge
• Unvollständige Einträge
• Doppelte Einträge
• Fehlerhafte Zuordnungen von Geschäftsvorfällen
• Fehlerhafte Rechnungen
• Unzureichende Belege

Fehler vermeiden

Wer sich der häufigsten Fehler bei der Kassenbuchführung bewusst ist, kann diese relativ einfach vermeiden. Bei der genauen Vorgehensweise kommt es natürlich auf die Fehler im Einzelnen an. 

Vergessene und unvollständige Einträge

Werden Transaktionen gar nicht oder nicht vollständig erfasst, führt dies zu Ungenauigkeiten im Kassenbuch. Und diese mangelnde Sorgfalt bei der Kassenbuchführung kann einen ganzen Rattenschwanz an weiteren Fehlern bis hin zu falschen Jahresabschlüssen und Steuererklärungen nach sich ziehen.

In der Hektik des Tagesgeschäfts passiert es aber schneller, als man denkt, dass ein Eintrag vergessen wird oder nicht komplett vorgenommen wird. „Verschieben wir es auf später“ ist daher nie eine gute Idee. Im Idealfall wird jeder Eintrag sofort nach Ausführung der Transaktion vorgenommen und zwar mit allen notwendigen Angaben. Spätestens nach Ende eines Geschäftstages sollte man sich die Zeit nehmen, um sämtliche Bargeldtransaktionen des Tages detailliert im Kassenbuch zu erfassen und um Fehler zu vermeiden.

Doppelte Einträge

Werden Bargeldtransaktionen aus Versehen doppelt erfasst, kann dies dazu führen, dass die Einnahmen oder Ausgaben des Unternehmens überschätzt werden. Infolgedessen kommt es zu fehlerhaften finanziellen Annahmen und Auswertungen. Dabei lassen sich doppelte Einträge ebenso leicht vermeiden, wie die fehlerhaften oder fehlenden Einträge ins Kassenbuch: Jeder einzelne Eintrag sollte zeitnah und sorgfältig vorgenommen werden.

Fehlerhafte Zuordnung von Geschäftsvorfällen

Ein weiterer typischer Fehler bei der Kassenbuchführung ist die fehlerhafte Zuordnung von Geschäftsvorfällen. Werden Geschäftsvorfälle einer falschen Kategorie zugeordnet, führt dies zu ungenauen Daten bei der Buchführung. Ein Beispiel für eine solche fehlerhafte Zuordnung wäre die Verbuchung eines Verkaufs an einen Kunden als Einkauf.

Abhilfe schafft hier vor allem ein gut strukturiertes und übersichtliches Kassenbuch oder eine entsprechende Software, die es ermöglicht, Kategorien eindeutig und intuitiv festzulegen.

Fehlerhafte Rechnungen

Werden Beträge im Rahmen der Kassenbuchführung falsch addiert oder subtrahiert, kommt es ebenfalls zu Unstimmigkeiten und Ungenauigkeiten in der Buchhaltung. Dabei ist auch dieses Problem sehr leicht zu vermeiden. Kopfrechnen war gestern. Mit dem Taschenrechner schleichen sich schon weniger Fehler ein. Noch einfacher wird es, wenn eine Tabelle angelegt wird, in die Beträge nur eingetragen werden müssen, um die Berechnungen korrekt auszuführen. 

Unzureichende Belege

Belege kann man nie zu viele sammeln oder zu lange aufbewahren. Denn fehlende oder unzureichende Belege sind ebenfalls ein häufiger Grund für mangelhafte Kassenbuchführung. Zudem können unzureichende Belege zu Schwierigkeiten bei der Überprüfung der Buchhaltung führen. Und das kann teure Konsequenzen nach sich ziehen. 

Um hinreichende Belege anführen zu können, reicht es natürlich nicht, diese dem Klischee entsprechend in einem Schuhkarton zu sammeln. Auch hier muss vor allem ein gut strukturiertes und übersichtliches System der Aufbewahrung etabliert und gepflegt werden, um den Überblick zu behalten und bei Bedarf schnell auf einzelne Belege zugreifen zu können.

Übrigens: Eintragungen in das Kassenbuch dürfen zwar nachträglich nicht geändert werden, doch die Fehlerkorrektur bildet dabei eine Ausnahme. Allerdings müssen die Korrekturen so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleibt.

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