Corona wirbelt aktuell unser ganzes Leben durcheinander. Es ist das omnipresente Thema auf allen Kanälen und egal, ob man dies gut oder schlecht findet, zwingt es uns, unsere Art zu arbeiten zu überdenken. In den letzten Tagen wurden wir bei datamate förmlich überrollt von Anfragen, die sich im Kern um eine Frage drehen:
“Was müssen wir tun, damit unsere Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können?”

Ein Patentrezept gibt es natürlich nicht, da sich die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Die Erfahrungen der letzten Tage haben uns aber gezeigt, dass es in den meisten Fällen nicht viel erfordert, um Mitarbeiter zu befähigen, aus den eigenen vier Wänden produktiv arbeiten zu können, manchmal sogar ohne technische Einschränkungen.

Es sind insbesondere zwei Anforderungen in Bezug auf das Home-Office, die wiederholt geäußert werden: Mitarbeiter sollen

1. weiterhin für ihre Kunden und Ansprechpartner erreichbar bleiben und
2. Zugriff auf alle notwendigen Dateien und Arbeitsmittel für ihre tägliche Arbeit haben.

Gemäß dieser Anforderungen ist auch der folgende Text strukturiert.

Sicherstellung der Erreichbarkeit

E-Mail: Überragende Rolle für die Kommunikation, keine Herausforderung für Home-Office

Es ist heute fast selbstverständlich geworden, dass die Mitarbeiter auch von Zuhause oder von unterwegs Zugriff auf ihre geschäftlichen E-Mails haben. IMAP-E-Mail-Konten sowie Lösungen auf Basis von Microsoft Exchange (wie z.B. Office 365) sorgen dafür.

Wir erleben es so, dass die schriftliche, digitale Kommunikation in fast allen Situationen auch im Home-Office sichergestellt ist. Nur in Ausnahmesituation sind E-Mails nur im Büro abrufbar, was sich aber in den meisten Fällen mit geringem Aufwand ändern lässt.

Telefonie: Essentiel für leistungsfähige Heimarbeit, maximale Produktivität nur durch moderne VoIP-Telefonie

Die Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit im Home-Office ist weit weniger selbstverständlich als bei E-Mail. Interne Durchwahlen und Festnetznummern sind auch im Jahr 2020 häufig an die Tischtelefone auf den Schreibtischen der Mitarbeiter gebunden. Ein Umschalten auf das Handy oder das private Telefon zu Hause ist nicht vorgesehen oder technisch nicht möglich.

Als Behelfslösung kann die Umleitung der Rufnummern auf die privaten Mobiltelefone der Mitarbeiter, wie sie von den meisten Telefonanbietern wie Deutsche Telekom oder Vodafone angeboten wird, eine Option sein. Mehr als eine temporäre Lösung zur Überbrückung eines unmittelbaren Bedarfs sehen wir darin aber nicht. Zum einen verursacht die Umleitung zusätzlich Kosten. Außerdem zwingt dieses Vorgehen die Mitarbeiter, ausgehende Gespräche über das eigene Handy mit unterdrückter Rufnummer zu führen. Dies mag für kleine Teams noch funktionieren, bei größeren Unternehmen ist eine solche Anordnung jedoch nur schwer bis gar nicht umzusetzen.

Dabei ist es gar nicht schwer, die telefonische Erreichbarkeit sicherzustellen, wenn man über die richtige Technik verfügt. Das Zauberwort ist an dieser Stelle Voice-over-IP (VoIP). Der Nachfolger von ISDN macht die Telefonnummer unabhängig vom Telefoniegerät bzw. dem Bürogebäude. Während VoIP in den letzten Jahren wegen einer vermeintlichen Qualitätsverschlechterung häufig in der Kritik stand, erweist es sich jetzt als Segen für die dezentrale Telefonie. Eine gute VoIP-Telefonanlage, wie die von uns empfohlene 3CX, bietet die Möglichkeit, dass man bequem von jedem Internetanschluss per Headset und/oder Webbrowser telefoniert. Im Notfall genügt sogar das in Notebooks eingebaute Mikrofon, wenn man bereit ist, Abstriche in der Sprachqualität in Kauf zu nehmen.

Wenn Sie also noch keine VoIP-Telefonanlage haben, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für die Umstellung. Eine 3CX ist in wenigen Stunden installiert und einsatzbereit. Dank kostenloser Testlizenz von 3CX für bis zu acht parallele Gespräche entstehen Ihnen in den ersten 30 Tagen auch keine zusätzlichen Lizenzkosten für die Telefonanlage. So bleiben Ihre Mitarbeiter weiterhin erreichbar und telefonieren per Headset von einem beliebigen Rechner aus.

Videokonferenzen: Ersatz für persönliche Treffen

Virtuelle Meetings erzielen kaum die gleiche Qualität und Verbindlichkeit wie persönliche Treffen. Trotzdem sind Videokonferenzen in Zeiten von Corona besser als der vollständige Verzicht auf den Austausch von Angesicht zu Angesicht.

Das Angebot an Videokonferenz-Lösungen ist erfreulich groß. Skype und Zoom sind nur zwei der bekanntesten Anbieter, die man vielleicht schon aus dem privaten Umfeld kennt. Wem deren Leistungsumfang nicht ausreicht oder wer z.B. aus Datenschutzgründen eine eigene Lösung bevorzugt, der kann auch auf eine private Video-Konferenzlösung setzen. Die oben beschriebene 3CX-Telefonanlage bietet beispielsweise leistungsfähige Videochat-Funktionen inkl. Aufzeichnung und Screen Sharing. Mit der bereits beschriebenen Testlizenz sind Videokonferenzen für bis zu 100 Personen möglich. Weitere Alternativen sind die open-source Lösungen Rocket Chat und Mattermost, die sich in kurzer Zeit auf einem Linux Server installieren lassen.

Zugriff auf die Unternehmensdaten

Neben Telefonie und E-Mails sind die Unternehmensdaten die zweite wichtige Säule in jedem Unternehmen. Manche Unternehmen hatten schon vorher VPN-Kanäle oder Terminalserver im Einsatz, um die Mitarbeiter virtuell ins verwaiste Büro und somit zu den eigenen Daten zu holen. Meistens sind diese Kanäle jedoch nicht dafür ausgelegt, dass alle Mitarbeitern gleichzeitig Zugriff auf die Unternehmensdaten bekommen. Es droht ein Einbruch der Zugriffsgeschwindigkeit und schlussendlich die Ersatzbank für alle Mitarbeiter.

Besser haben es Unternehmen, die bereits heute über eine eigene private Datencloud wie z.B. Office 365 oder Seafile verfügen. Diese bringt nicht die Mitarbeiter zu den Daten, sondern holt die Unternehmensdaten zu den Mitarbeitern nach Hause. Denn nur wenn die Mitarbeiter an alle relevanten Daten gelangen, können Sie damit arbeiten und Ergebnisse produzieren.

Sollten Sie noch keine Datencloud haben, so haben wir guten Nachrichten: Die Installation und Bereitstellung einer privaten Cloud auf Basis von Seafile ist in kürzester Zeit erledigt. Wir von datamate übernehmen für Sie die Anmietung des notwendigen Speicherplatzes, die Installation und die Verknüpfung mit Ihrer Unternehmenswebseite wie z.B. https://cloud.ihre-firmenwebseite.de. Innerhalb von weniger als einem Tag können sämtliche Mitarbeiter wieder auf Ihre Daten zugreifen und weiterarbeiten – ortsunabhängig und vom eigenen PC aus.

Office Dateien auf einem Heim-PC bearbeiten

Immer wieder wird auch die Frage gestellt, wie die Mitarbeiter zu Hause an Microsoft Office Dateien arbeiten sollen. In der Firma ist normalerweise auf jedem Arbeitsplatzrechner ein Microsoft Office Paket installiert. Auf dem Privat-PC der Mitarbeiter ist dies häufig nicht der Fall. Auch steht nicht jedem Mitarbeiter ein Firmen-Notebook zur Verfügung.

In solchen Fällen ist die kostenlose Testversion von SoftMaker Office unsere Empfehlung. Dieses Office-Paket ist schnell installiert und dank der großen funktionalen und graphischen Nähe zu Microsofts Office Lösungen Word, Excel und PowerPoint finden sich die Mitarbeiter schnell damit zurecht. Während der 30-Tage Testphase können Sie oder Ihre IT-Abteilung die Zeit nutzen, um die nächsten Schritte zu planen. So vermeiden Sie die teure oder umständliche Verteilung von Microsoft Office inklusive Lizenzkey zu Ihren Mitarbeitern.

Eine Alternative stellt die Bearbeitung von Office-Dokumenten im Webbrowser dar. Mit der Hilfe von sogenannten Online Editoren ist sogar die gleichzeitige Bearbeitung im Team ohne weiteres Möglich. Seafile bietet so eine Integration, welche wir Ihnen gerne installieren und in Betrieb nehmen.

Vermeidung von Schadsoftware bzw. Backup

Zwei weitere Themen, die mit der Umstellung auf Heimarbeit an Komplexität gewinnen, sind der Schutz vor Schadsoftware sowie die Backupthematik. Nicht von der Hand zu weisen ist, dass Privat-PCs meistens nicht so gut geschützt sind, wie die Arbeitsplatzrechner hinter einer professionelle Firewall und professioneller Wartung.

Unsere Empfehlung ist es, bis zum Aufbau einer professionellen Sicherheitsinfrastruktur, auf Seafile als temporäre Lösung zu setzen. Seafile speichert jede Dateiänderung in einer jederzeit verfügbaren Dateihistorie. Dies macht Seafile quasi immun gegenüber jeder Art von Schadsoftware, Viren und Crypto-Trojanern macht. Auch entfällt die Notwendigkeit eines Backups eines jeden Privat-PCs. Jede Datei, die von den Mitarbeitern im Home-Office erstellt und in Seafile gespeichert wird, wird unveränderlich gespeichert und liegt quasi in redundanter Form vor. Aus diesem Grund muss man sich keine Sorgen um einen möglichen Daten- oder Kontrollverlust machen.

Home-Office leicht gemacht

Es sind besondere Zeiten, die letzten Wochen und voraussichtlich auch die vor uns liegenden Wochen und Monate. Die Corona-Pandemie zwingt uns in kürzester Zeit, den Arbeitsort und die Arbeitsweise umzustellen.

Glücklicherweise ist die Verlagerung von Büroarbeit an den Heimarbeitsplatz mit einer modernen IT ohne größere Probleme möglich. Wenn Sie bei der Umsetzung der einen oder anderen Lösung Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns bitte. Wir beraten Sie gerne und helfen schnell weiter. Sie erreichen uns am unkompliziertesten (im Home-Office) per info@datamate.org oder unter der +49 (0)6131 3270777.

Bis dahin: bleiben Sie gesund!