Fähigkeiten moderner VoIP-Telefonanlagen

Langsam wird es Ernst mit der Abschaltung von ISDN und der Umstellung auf VoIP. Trotz beständiger Kritik bleibt die Telekom bei dem angestrebten Ziel, sämtliche Kunden (privat wie auch Firmen) bis Ende 2018 auf die neue Technologie umzustellen.

Obwohl diese Umstellung für viele Unternehmen sicher schmerzhaft ist, so bietet es unserer Meinung nach bei guter Vorbereitung auch eine große Chance. VoIP kann mit der richtigen Telefonanlage neue Funktionalitäten, einfachere Administration bei deutlich reduzierten Kosten bedeuten.

In diesem Artikel wollen wir von ionas – Ihr Online Assistent einen Überblick über die Fähigkeiten moderner VoIP-Telefonanlagen geben. Wir selbst setzen nun seit über zwei Jahren eine asterisk-basierte VoIP-Telefonanlage namens Askozia ein und können bestätigen, dass die Angst vor Kinderkrankheiten unbegründet ist. VoIP ist ready-for-business! Andererseits sollte man genau wissen, welche Fähigkeiten man wirklich benötigt, um nicht unnötig viel Geld zu investieren.

1. Einfachste Administration per Weboberfläche

Jede moderne VoIP-Telefonanlage (egal, ob in der Cloud oder lokal bei Ihnen im Büro) bringt eine eigene webbasierte Administrationsoberfläche mit. Während alte ISDN oder analoge Telefonanlagen noch per seriellem Kabel oder auf noch exotischere Art und Weise administriert wurden, ist heute nur noch ein Browser notwendig. Nach einem Login im Browserfenster steht einem der volle Funktionsumfang zur Verfügung.

Gleichzeitig sind die administrativen Oberflächen deutlich besser geworden und erlauben – eine gewisse Einarbeitung vorausgesetzt – auch die eigenständige Administration ohne Expertenwissen.

2. Kompatibel mit jedem beliebigen Soft- und Hardphone

Ein häufiger Kritikpunkt beim Wechsel auf VoIP ist die fehlenden Kompatibilität von VoIP-Telefonanlage mit ISDN- oder analogen Telefonen. Natürlich schmerzen die Investitionskosten für neue Telefone in Höhe von ca. 100 €, jedoch bietet VoIP den großen Vorteil, dass theoretisch jedes internetfähige Gerät ein Client sein kann. Wir haben zum Beispiel sehr gute Erfahrungen mit dem Snom 320 gemacht, telefonieren aber genauso gerne mit Headset mit dem kostenlosen Softclient Zoiper3.

Wer anstatt eines Telefons lieber ein Headset an seinen Computer anschließt, kann dies mit VoIP also unbedenklich tun. Gleichzeitig wird die Abhängigkeit vom Hersteller der Telefonanlage deutlich geringer. Bei früheren ISDN-Telefonanlagen war klar, dass man die Telefone vom gleichen Hersteller wie die Telefonanlage bezieht. Bei VoIP sind die Hersteller der Telefonanlage in den seltensten Fällen auch Hersteller von Telefonen und somit das Angebot deutlich größer.

3. Durchwahlen, interne und externe Weiterleitungen und Rufgruppen

Es ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dass eine Telefonanlage Durchwahlen, interne und externe Weiterleitungen und Rufgruppen verwalten kann. Doch dank der Webadministration ist die Anlage einer neuen Nebenstelle oder die Weiterleitung auf ein Handy ein Kinderspiel. Im Folgenden sehen Sie die Weiterleitung von Anrufen auf ein Handy in der von uns genutzen Telefonanlage Askozia. Zuerst definieren wir ein externes Telefon, welchem wir die interne Durchwahl (z.B. 665) zuweisen. Nun genügt es eine eingehende Rufnummer auf diese Durchwahl zu legen. Alternativ kann man auch die Anrufe erst nach einer gewissen Klingeldauer umleiten.

Die Weiterleitung von Anrufen ist mit einer VoIP-Telefonanlage spielend einfach.

Auch die Definition von Rufgruppen (d.h. es klingelt bei allen Telefonen gleichzeitig) ist ein Kinderspiel und darf auf keiner modernen VoIP-Telefonanlage fehlen.

4. E-Mailbenachrichtigung bei entgangenen Anrufen oder Mailbox Nachrichten

AskoziaPBX informiert den Anwender auch gerne per E-Mail über eingehende Anrufe. Dies kann entweder eine individuelle E-Mailbenachrichtigung im Falle eines verpassten Anrufs oder auch die Zustellung der Sprachnachricht als WAV-Datei auf das Smartphone sein. Vorbei sind die Zeiten, in denen man erst die Mailbox anrufen musste, um sich dann die Nachricht anzuhören. Mit wenigen Klicks kommen die Sprachnachrichten ganz bequem per E-Mail auf das Handy.

5. Konferenzräume

Konfigurationsseite zum Anlegen eines Telefonkonferenzraums.

Bei einem Telefonat denkt man immer an ein Gespräch zwischen zwei Leuten. Doch gerade im Business Umfeld ist es häufig notwendig, dass mehrere Leute sich gemeinsam unterhalten. Ein Telefonkonferenzraum erlaubt es, dass beliebig viele Teilnehmer gleichzeitig an einem Gespräch teilnehmen und sich austauschen. In größeren Unternehmen schon heute Standard, werden solche Räume auch in kleineren Unternehmen für Besprechungen über größere Entfernungen zum unverzichtbaren Hilfsmittel, insbesondere wenn das Unternehmen mit dezentralen Teams arbeitet.

Während man bei anderen Anbietern eine monatliche Gebühr für so einen virtuellen Besprechungsraum zahlen muss, können in einer modernen VoIP-Telefonanlage beliebig viele Konferenzräume angelegt werden. Zur Anlage eines solchen Konferenzraums genügen bei der Askozia gerade mal zwei Einstellungen. Der Raum benötigt eine eigene Durchwahl und eine Beschreibung. Soll der Zugang beschränkt werden, ist noch eine PIN erforderlich. Fertig.

6. Sprachdialogsystemen

Drag-and-drop eines Sprachdialogsystems

Sprachdialogsysteme (oder IVR-System für Interactive Voice Response) sind zwar nicht gerade sehr beliebt bei den Deutschen, aus der deutschen Hotline-Landschaft jedoch nicht wegzudenken. Moderne VoIP-Telefonanlagen unterstützen die Hotlinebetreiber mit einfachster Konfiguration von solchen Telefonabläufen per graphischer Benutzeroberfläche und Drag-and-Drop. Mit wenigen Mausbewegungen wird eine automatische Audioansage, eine Warteschleife oder eine bedingte Weiterleitung an eine Mailbox oder Rufgruppe definiert.

7. Fax2Email und Email2Fax

Mit dem Aussterben von ISDN und analoger Telefonie kann das heiß geliebte Fax nicht mehr weiter betrieben werden. Denn trotz des hohen Alters und der weiten Verbreitung von E-Mails werden heute von einigen Berufsgruppen (z.B. Rechtsanwälte) immer noch gerne Fax-Nachrichten verschickt. Doch dies als einen Grund gegen den Umstieg auf VoIP anzuführen, ist unsinnig. Auch hier bieten moderne PBX-Anlagen mit Fax2Email und Email2Fax neue Fähigkeiten, die es erlauben, das gute alte Fax ohne Funktionsverlust in Rente zu schicken.

Fax2Email bedeutet, dass eingehende Faxe von der Telefonanlage empfangen, in PDF-Dateien umgewandelt und dann an eine beliebige E-Mail-Adresse verschickt werden.

Email2Fax bedeutet, dass man eine E-Mail ggf. mit einem PDF-Anhang an eine eigens definierte E-Mail-Adresse schickt. Die Telefonanlage prüft das Postfach dieser E-Mailadresse regelmäßig und wandelt neue E-Mails in Fax-Nachrichten um und verschickt diese über das Internet an den Empfänger.

Der ganze Vorgang funktioniert zuverlässig und ist komplett kostenlos. Gleichzeitig erzeugt die Telefonanlage ein Versand- und Empfangsprotokoll, um auch einen Nachweis zu erbringen, dass die Nachricht zuverlässig zugestellt wurde.

8. Automatischer Nacht- und Feiertagschalter

Für die automatische Ansage: “Leider rufen Sie ausserhalb unserer Geschäftszeiten an. Diese sind …” wird üblicherweise ein sogenannter Nachtschalter verwendet. In diesem Nachtschalter definiert man seine Arbeitszeiten und verknüpft alle Anrufe außerhalb dieser Geschäftszeiten mit einer beliebigen Aktion. Dies kann eine automatische Nachricht, eine Umleitung auf ein Handy, eine Mailbox oder ein Sprachdialogsystem sein. Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt und hat eine professionelle Wirkung auf die Anrufer.

9. Gesprächsaufzeichnung

Moderne VoIP-Telefonanlagen unterstützen auf Wunsch die Aufzeichnung von ein- und ausgehenden Anrufen. Dies ist für die Schulung von Mitarbeitern oder das Qualitätsmanagement extrem hilfreich. Auch diese Funktion ist ganz einfach über das Webinterface von Askozia mit wenigen Klicks erledigt. Voraussetzung ist natürlich ein großer Datenspeicher im lokalen Netzwerk, um die Audioaufzeichnungen aufzunehmen.

10. Wallboard der einzelnen Warteschleifen

Wallboard einer Warteschleife.

Jede Warteschleife der Askozia hat ein eigenes Wallboard. Dieses gibt Auskunft darüber, wie viele Personen noch in der Warteschleife warten und welche sich bereits im Gespräch befinden. Auch die Anzahl der angemeldeten Telefonisten ist auf dem Monitor sichtbar. Ein großer Monitor im Büro einer Hotline gibt so jederzeit einen schnellen und effektiven Überblick über die aktuelle Situation. Auf Wunsch kann auch das Logo des Wallboards ausgetauscht werden oder einzelne Informationen ein- oder ausgeblendet werden.

11. Leistungsfähiges Asterisk Management Interface

Asterisk ist eine leistungsstarke OpenSource Telefonielösung und die Basis für fast jede VoIP-Telefonanlage am Markt. Auch bei der Askozia ist Asterisk mit dem Asterisk Management Interface (AMI) ein fester Bestandteil der Telefonielösung. Über das AMI können sich Clients mit der Telefonanlage verbinden und Befehle ausführen. Das AMI ist also eine mächtige Funktion zur Anbindung von beliebiger Software und der Verwaltung von Schnittstellen mit der Telefonanlage. Die auf dem ionas-Server umgesetzte Computer-Telefonie-Integration zwischen Askozia-Telefonanlage und Odoo CRM ist ein Beispiel dafür. Dank Asterisk Management Interface sind Anrufe direkt über den Webbrowser aus dem CRM heraus möglich. Umgekehrt lassen sich Anrufer direkt schon vor Anrufannahme über die Rufnummer identifizieren.

12. Umfangreiches Reporting

Detailliertes Reporting über sämtliche Anrufe und Faxe

Fast schon eine Selbstverständlichkeit bei jeder Telefonanlage ist ein umfangreiches Reporting. Die Askozia bietet dem Anwender CSV- oder PDF-Dateien für sämtliche eingehenden und ausgehenden Anrufe und Faxe an. Die Reports lassen sich beliebig filtern und für eine detaillierte Analyse in Excel exportieren. Da sämtliche Informationen in einer SQLite-Datenbank gespeichert werden, ist es sogar möglich, die Rohdaten direkt aus der Datenbank auszulesen und weiter zu verarbeiten.

VoIP-Telefonanlagen bieten viele Fähigkeiten, einfache Administration und potentielle Kostenersparnis

Moderne VoIP-Telefonanlagen bieten eine Menge Funktionen, die bequem und einfach per Weboberfläche eingerichtet werden können. Mit Sicherheit werden Sie beim Umstieg auf VoIP nicht alle Fähigkeiten sofort zum Einsatz bringen, trotzdem sind viele unserer Kunden überrascht, welche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung sich plötzlich für das eigene Unternehmen mit einer modernen Telefonanlage auftun.

Die Askozia Telefonanlage ist ein fester Bestandteil eines jeden ionas-Server Small Business. Wir empfehlen AskoziaPBX als VoIP-Telefonanlage für Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern. Da sie softwareseitig aber nicht limitiert ist, kann es auch für größere Projekte eingesetzt werden und schafft Flexibilität, wenn das Unternehmenswachstum doch mal schneller verläuft als geplant. Weiterer großer Bonus von Askozia: Sie verursacht keine laufenden Lizenzkosten, womit sie sich klar vom Großteil der Konkurrenz unterscheidet. Uns ist keine andere VoIP-Telefonanlage bekannt, die ein so gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet.

Haben Sie Fragen zum Umstieg von ISDN zu VoIP, zur Askozia oder zu unserem ionas-Server Small Business? Dann rufen Sie uns an über die +49 6131 3270777. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen, Ihre VoIP-Telefonanlage in Ihrem Unternehmen zu implementieren.